¿Qué es la conciliación bancaria?
Es un ejercicio donde se utiliza por un lado documentos tributarios y por otro la cartola del banco para luego hacer un cruce con los ingresos y salidas reportadas con la cartola bancaria.
Este ejercicio debiera realizarse por lo menos una vez a la semana, pero si el modelo de negocio de la empresa lo exigiera, la frecuencia mínima debiera hacerse diariamente. Esto dependerá entre otros factores:
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- Cantidad de boletas de venta emitidas al día
- Usos medios de pago
- Cantidad facturas de compras
- Compras internacionales con tarjeta de crédito
- Etc.
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Generalmente la conciliación bancaria se realiza, utilizando un Software ERP, en donde el usuario administrador, define de manera manual o semi automática, que esta pagado y cobrado en un momento particular.
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Al realizar la conciliación bancaria el Gerente General o Financiero, podrá proyectar su flujo efectivo y tomar las precauciones del caso, ante eventuales falta de liquidez.
Otro usuario importante de la conciliación, son los contadores; quienes la utilizan para realizar el balance mensual y definir los saldos de cuentas por cobrar y pagar de la empresa.
En nuestra experiencia, la mayoría de las empresas no profesionalizadas en el área administrativa cometen los siguientes errores:
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- Utilizar el Excel como herramienta de apoyo, con el consabido riesgo de error de tipeo y dificultad en la actualización de los datos.
- No se detallan los documentos tributarios o movimientos de ingreso y egreso de dinero con la rigurosidad necesaria para hacer un seguimiento completo de dichos documentos.
- Desconocer que se debe conciliar todas las cuentas corrientes de la empresa junto con tarjetas de créditos corporativas, medios de pagos electrónicos, etc.
- Traspaso de dinero entre empresas relacionadas sin justificaciones.
- No contar con documentos que avalen transferencias electrónicas
- Tener una frecuencia irregular en la actualización de la información, ocasionando atrasos en la toma de decisiones y en la recepción de esta información en el área contable
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Para que tu empresa pueda tener una conciliación bancaria profesional, esta debe tener:
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- Software especializado de conciliación bancaria y proyección flujo de caja
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Administrativo capacitado
- Conocer el modelo de negocio completo de la empresa
- Conocer a los proveedores y su frecuencia de pago
- Tener información completa sobre obtención de cartolas bancarias de la empresa y demás archivos necesarios para la conciliación como, movimientos de medio de pago.
- En el uso del software de conciliación bancaria
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