¿Cómo organizar y profesionalizar administrativamente una empresa?

Cuando un empresario inicia una empresa, siempre lo hace con fortalezas y debilidades; en la mayoría de los casos, las fortalezas están asociadas con el área comercial y/o productiva. Ya que esto, en primera instancia, es lo que motiva a poner en práctica a la materialización de la idea de negocio.

Si la idea se implementa de manera correcta y el crecimiento de las ventas se consigue, principalmente durante los primeros dos años; el dueño o los socios empiezan a preguntarse si el negocio está produciendo y/o entregando los Servicios de la manera más eficiente posible. Es en este momento, donde el o los socios desean tener respuesta a las siguientes preguntas:

• • • • ¿Cuál es la utilidad que estoy obteniendo con mi negocio?
      • ¿Estoy cumpliendo las metas de venta?
      • ¿Cuánto pesan los gastos de marketing y de ventas con respecto al presupuesto o a los márgenes operativos?
      • ¿Cuál es la productividad de nuestra empresa?
      • ¿Cuáles son las cuentas por cobrar y por pagar de la empresa?
      • ¿Por qué tengo tanta rotación de personas en mi empresa?
      • ¿Cómo estoy entregando valor a mis clientes con respecto a mi competencia?
      • ¿Cuáles son mis niveles de inventario?, tengo definidos stocks críticos?
      • ¿Cuáles son los días de vacaciones pendientes de cada uno de los colaboradores de la empresa?
      • Entre otras

Para poder responder estas y otras preguntas, es necesario realizar lo siguiente:

• • • • Realizar un levantamiento de la situación Administrativa y Financiera de la empresa; lo cual implica principalmente, hacer una auditoria de todas las cuentas por cobrar y por pagar que tiene la empresa en un momento en particular.
      • Realizar un levantamiento del equipo humano con que Cuenta la Administración, Realizar entrevistas a cada trabajador, para saber sus habilidades y que es lo que realiza. Luego realizar un cruce de información, para conocer que tareas no se ejecutan, o no se realizan de manera profesional. Se concluye esta etapa con un levantamiento de funciones de los cargos y los perfiles de las personas idóneas para llenar dichas posiciones. También es necesario definir un organigrama, que muestre, quienes son los jefes y responsables de cada área. Se recomienda que este estudio también otorgue un ingreso variable asociado a metas de cumplimiento de cada persona que trabaja en la empresa.
      • Definir los principales procesos del área administrativa, junto con sus responsables y frecuencias
      • Revisar el Sistema de Gestión y facturador que posee la empresa y revisar cuál es el software ideal para implementar en la empresa. Este software debe estar en coordinación con el modelo de negocio de la organización, los puestos y áreas que generan valor a la empresa.
      • Realizar un levantamiento de todos los temas pendientes por cargo, seguimiento y actualización. Realizar capacitaciones, búsqueda de personal y relación con abogados, proveedores, Informática, Agentes de Aduana, Contadores, etc.
      • Definir todos los archivos y documentos que la empresa necesita entregar a Contabilidad para que esta área (puede estar internalizada en la empresa o contratada) pueda generar los Estados Financieros mensuales (Balance y Estado de Resultados). Estos Estados Financieros son revisados por el Gerente Administrativo Financiero (contratado por la empresa o tercerizado).
      • Asignar a un administrativo o tercerizarlo para que gestione las Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y la gestión del Flujo de Caja.
      • Realizar reuniones de gerencia o de Directorio, en donde se definan temas estratégicos y se vayan revisando los cumplimientos y responsabilidades de la gerencia y/o encargados. Adicionalmente se deberá monitorear el set de indicadores de gestión o Balanced Score Card.

Al principio los cambios que trae esta metodología generan incertidumbre en la Gerencia y en los colaboradores, principalmente, por que no están acostumbrados a trabajar en base a incentivos, a medir la productividad y trabajar profesionalmente, en pos de conseguir objetivos comunes. Es por esto, que la Gerencia Administrativa, debe aplicar liderazgo, comunicación eficaz y coaching, para realizar los cambios junto a todo el equipo.

Este proceso inicial toma entre 4 a 9 meses en la mayoría de los casos, dependiendo de la envergadura de la empresa. Una vez terminada esta primera etapa, la Gerencia Administrativa, se enfoca en mantener y mejorar los procesos, solucionar contingencias y asesorar en estrategias Financieras, Productivas y Comerciales a los socios.

Los pasos mencionados anteriormente, generan un pilar robusto y escalable, para que toda empresa pueda crecer de manera sana financieramente; con esto, los emprendedores e inversionistas, pueden proyectar crecimientos exponenciales, replicando el modelo de negocio en otras latitudes o una potencia venta de la empresa.

Realbox tiene la capacidad, el talento y las herramientas informáticas para apoyar a los socios y empresarios, a que se dediquen al Core de su negocio, ya que al tercerizar la Gerencia del área Administrativa Financiera con nosotros, podrán:

• • • • Profesionalizar el área de Administración y Finanzas (procesos, realización de reportes, toma de decisiones)
      • Obtener asesoría constante y permanente sobre la Administración y Finanzas del negocio
      • Reducción de gastos en el ítem “Personal Administrativo”
      • Evitar que la empresa tenga que lidiar con temas tales como: capacitaciones, búsqueda de reemplazos ante licencias, vacaciones o finiquitos, bajas en el rendimiento, despidos, etc.

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